Η πανδημία του κορονοϊού έχει αλλάξει αδιαμφισβήτητα την καθημερινότητα δισεκατομμυρίων ανθρώπων τον τελευταίο μήνα. Η αποφυγή κοινωνικών συναναστροφών, η τηλεργασία και η απαγόρευση συναθροίσεων αποτελούν μερικές από τις νέες συνθήκες στις οποίες καλούμαστε να αντεπεξέλθουμε.
Οι τηλεδιασκέψεις, τα διαδικτυακά σεμινάρια (webinars) και τα online meetings γίνονται όλο και περισσότερο αναγκαία. Ακολουθούν κάποια μικρά tips που θα διευκολύνουν τα διαδικτυακά meetings και θα εξασφαλίσουν ότι η ποιότητα και η παραγωγικότητα των συσκέψεών σας είναι εφάμιλλη αυτής των συναντήσεων με φυσική παρουσία.
Προετοιμάστε εξ αρχής το περιεχόμενο της συνάντησης
Όπως και στα meetings που πραγματοποιούνται με τη φυσική σας παρουσία, έτσι και στα online meetings είναι σημαντικό να υπάρχει από πριν η σωστή οργάνωση και διαχείριση του χρόνου. Οργανώστε σε μία online agenda τους χρόνους και τα βασικά σημεία- κλειδιά όταν πρόκειται για κάποια παρουσίαση ενός ομιλητή, για ερωτήσεις κι απαντήσεις ή δημοσκοπήσεις.
Οργανώστε μία υπεύθυνη ομάδα
Για την ομαλή διεξαγωγή μίας τηλεδιάσκεψης, μία μικρή ομάδα υπευθύνων με διαφορετικούς ρόλους είναι αναγκαία. Ανάλογα με τον αριθμό των συμμετεχόντων στη σύσκεψη, το μέγεθος της ομάδας μπορεί να αυξάνεται, συμπεριλαμβάνοντας ρόλους όπως τον οργανωτή, τον παρουσιαστή, τον ρυθμιστή του chat κ.α.
Προετοιμαστείτε για τα απρόβλεπτα τεχνικά προβλήματα
Αρχικά, ελέγξτε εάν περισσότεροι από ένας συμμετέχοντες αντιμετωπίζουν το τεχνικό πρόβλημα, επειδή το ζήτημα ενδέχεται να προέρχεται από την πλευρά σας. Να έχετε πάντα μηνύματα έτοιμα ώστε να τα στέλνετε στους συμμετέχοντες σας σε περίπτωση που αντιμετωπίζετε τεχνικά προβλήματα.
- Ελέγξτε τον ήχο και τη δυνατότητα ομιλίας τους
- Ελέγξτε τη σύνδεσή τους στο διαδίκτυο (κάνετε επανεκκίνηση)
- Αποχωρήστε από τη συνεδρία και επανεκκινήστε το εργαλείο (π.χ. Skype)
- Επανεκκινήστε τον υπολογιστή τους